De voor- en nadelen van het leasen van IT- apparatuur

Het in kaart brengen van de De voor- en nadelen van het leasen van IT- apparatuur


ICT Werkplek leasen

Bedrijven gebruiken leasing als een middel om zakelijke items aan te schaffen, van kopieermachines tot auto's. Sommige bedrijven blijven echter sceptisch over de voordelen van het leasen van hun pc's. Nu zijn de opties nog groter: u kunt niet alleen uw desktopmachines en -servers leasen, maar ook uw volledige technologieoplossing.

Door de snelheid waarmee de technologie verandert, en de strijd voor bedrijven om bij te blijven met de concurrentie en daarbij nog de meest efficiënte IT-infrastructuur te hebben, wordt leasen steeds aantrekkelijker Recent is er een onderzoek uitgevoerd door Siemens waaruit blijkt dat 400 financiële directeuren die geïnterviewd zijn in Duitsland, het VK, Frankrijk en de VS, waaruit blijkt dat de vervangingsperiode voor pc's korter wordt, iets waar veel IT-managers zich van bewust zijn. Het onderzoek benadrukte ook dat financieel directeuren nu van mening zijn dat een te lage investering in IT kan leiden tot een concurrentienadeel. Bovendien werd het gebruik van de nieuwste IT vaak aangehaald als een snelle manier om zakelijke voordelen, zoals mobiel werken, mogelijk te maken. Hoewel veel bedrijven de nieuwste technologie willen aanschaffen, is het duidelijk dat er een goede prijs voor betaald moet worden. Traditionele bankleningen of financieringsovereenkomsten kunnen beperkend zijn, met beperkingen op wat kan worden gefinancierd, en een neiging om te proberen IT-apparatuur te behandelen als elk ander bedrijfsmiddel.

Dit heeft geleid tot een toenemende concurrentie van gespecialiseerde IT- financieringsbedrijven, waardoor nieuwe financieringsmethoden ontstaan als gevolg hiervan. Onderzoek toont aan dat leasing nu het lenen van banken in populariteit overtreft als een middel om de investeringen in technologie te financieren. Vanuit financieel oogpunt handhaaft leasing in plaats van financiering via leningen de bestaande kredietlijnen. En afhankelijk van het type lease, kunnen leasebetalingen worden verrekend met belastbare winsten of worden geteld als bedrijfskosten. Financieringsmaatschappijen bieden doorgaans flexibiliteit bij betalingen, die ook kunnen worden afgestemd op de cashflow van klanten, zoals seizoen wijzigingen. Misschien wel de grootste prikkel voor leasing is toegang hebben tot kapitaal dat anders zou vastzitten in hardware die zal dalen. Dit kapitaal kan worden gebruikt voor meer effect in andere delen van de organisatie, zonder de IT- oplossing die het meest geschikt is voor het bedrijf te verslechteren. Vanuit technologisch perspectief is de flexibiliteit om de hardware vóór het einde van zijn natuurlijke levenscyclus te kunnen wijzigen of upgraden nog steeds een aantrekkelijk argument voor leasing. Bovendien kan het mogelijk zijn om de hoeveelheid verworven apparatuur te vergroten door een leaseovereenkomst te kiezen voor een rechtstreekse aankoop. U kunt niet alleen de kosten van de apparatuur in de loop van de tijd verspreiden, maar u kunt ook upgraden of de items omruilen tijdens de duur van de lease. Aan het einde van de leaseovereenkomst wordt ongewenste apparatuur teruggestuurd naar de financiële onderneming, waardoor de kosten van de verwijdering kunnen worden verlicht en ook de problemen waarmee IT- afdelingen worden geconfronteerd bij het afvoeren van oude computerapparatuur. Natuurlijk zijn er bedrijven die de items liever bezitten en profiteren van eventuele restwaarde die ze hebben. Als alternatief kunnen bedrijven bepaalde apparatuur voor een nominale prijs wensen te behouden. Hardware fabrikanten, waaronder Dell, HP, Fujitsu, Siemens en IBM, bieden steeds vaker leasing aan als optie voor het aanschaffen van hun desktopcomputers. Het leasen van printers, servers en extra hardware-items is ook gemeengoed geworden.

Of u ervoor kiest om uw computers en andere IT-apparatuur rechtstreeks van de hardwarefabrikant te leasen of door een ander financieringsbedrijf te gaan, hangt af van wat u wilt leasen. Hoewel het veel voordelen biedt, kan leasing in het algemeen duurder zijn dan het aanschaffen van apparatuur in termen van totale financiële kosten. Recente publicatie van Gartner op dat de gemiddelde huurtermijn voor de industrie al jaren 36 maanden is voor desktopapparatuur en 24 maanden voor notebookapparatuur. Dit paste nauw bij de technologische verversingscyclus van veel bedrijven.

Tegenwoordig overtreft de hardware technologie echter nog steeds de softwarevereisten, waardoor veel ondernemingen hun vernieuwingscyclus voor technologie hebben verlengd, zei Gartner. Veel bedrijven zijn nu overgestapt naar een vernieuwingscyclus van vier jaar voor desktops en een driejaarlijkse refresh-cyclus voor notebooks.

Volgens de recente publicatie van gartner: "is Deze langere verversingscyclus voor pc-apparatuur staat op gespannen voet met de economische aspecten van het verkrijgen van een operationele lease, omdat pc's over het algemeen 10% van hun oorspronkelijke kosten niet veel waard zijn na 36 maanden. Als gevolg hiervan is operationele lease-behandeling voor pc-apparatuur niet langer beschikbaar dan 36 maanden. "

Als u kiest voor een plan dat alleen toestaat dat u de kosten van uw aankoop verspreidt over de looptijd en u aan het einde geen kapitaalmiddelen meer heeft, dan betaalt u puur geld, zelfs als dit fiscaal efficiënt is. De som van het geld en de eerdergenoemde zakelijke voordelen en flexibiliteit moeten echter worden afgewogen tegen de kosten van de aanschaf van de apparatuur. Als u een leaseplan kiest dat u aan het einde van de looptijd wat bezit van de activa geeft, kan dit minder kostbaar zijn. Hoe de kosten in de bedrijfsaccounts worden weergegeven en welke kosten er kunnen worden verrekend met belastbare winst, is afhankelijk van het type lease dat u kiest. Traditioneel, bij het zoeken naar financiering voor een volledige IT- implementatie, zouden bedrijven zich wenden tot banken of andere financiële bedrijven om leningen te verstrekken. Leasing is echter uitgegroeid tot een expertisedomein en gespecialiseerde IT-financieringsmaatschappijen zoals Syscap en Siemens die via een leasecontract een volledig technologieprogramma kunnen afdekken.

Veel leasebedrijven vinden echter dat hun klanten nog steeds overtuigd moeten zijn van de voordelen van het lease-model, vooral als het gaat om het omvatten van al hun technologische behoeften. Philip White, verkoopdirecteur bij onafhankelijke leasemaatschappij Syscap, is van mening dat het belangrijk is om te begrijpen waarom bedrijven vooraf alles willen betalen, in plaats van hun IT-aankopen als lopende kosten te beschouwen.

Hij zei: "Als u een geavanceerd accountprogramma gaat kopen, kunt u ook een ervaren accountant inhuren om het te laten gebruiken. Wanneer u die persoon inhuurt, betaalt u ze niet drie jaar salaris vooraf.

"Waarom zou u uw systemen vooraf betalen wanneer het voordeel dat u van hen krijgt, in de loop van de tijd zal worden verspreid? Bedrijven moeten overwegen om voor hun technologie te betalen gedurende de tijdsspanne waarin zij de voordelen zullen krijgen."

Leasing van gespecialiseerde IT-financieringsbedrijven die een volledige technologie-uitrol zullen dekken, heeft extra voordelen. Bedrijven zijn niet gebonden aan de hardware die zij kopen, en kunnen afhankelijk van de leaseovereenkomst, upgraden op een tijdstip dat het beste aansluit bij hun IT- strategie in plaats van in een tijd die wordt bepaald door de financiële situatie.

Als u besluit dat leasing de te nemen route is, moet u eraan denken dat u aan het einde van de leaseperiode alle items moet hebben die zijn gehuurd als u van plan bent ze terug te sturen in plaats van ze te blijven gebruiken. Dit houdt een zekere vorm van betrouwbaar vermogensbeheer in, en is des te belangrijker als binnen de onderneming nieuwe IT- of beveiligingsbeleidslijnen van kracht zijn gedurende de looptijd van de leaseovereenkomst. IT-afdelingen moeten op hun hoede zijn om wijzigingen aan te brengen in lease-apparatuur als er geen procedures zijn om die wijzigingen vast te leggen. Het is bijvoorbeeld niet ongehoord dat CD-drives worden verwijderd gedurende de leaseperiode met als gevolg de nieuwe beveiligingsmaatregelen en dan alsnog voor problemen zorgen wanneer ze moeten worden getraceerd en geretourneerd moeten worden.

Herstelde leaseapparatuur, met name desktops, wordt gereviseerd en verkocht aan tussenhandelaars. Alleen IBM beheert al 22.000 item die elke week geretourneerd worden.

Kevin Taws, partner finance manager bij IBM (UKISA), zei: "Als je een televisie huurt en terugstuurt zonder de afstandsbediening die je zou moeten betalen, dan moeten bedrijven dat onthouden omdat de activa eigendom is van het financieringsbedrijf." Als het gaat om het einde van een lease, moeten bedrijven onthouden dat alle apparatuur die aan het begin van de leaseperiode wordt ontvangen naar verwachting aan het eind geretourneerd moeten worden, inclusief kabels, draagtassen, alle externe randapparaten en in het geval van software, certificaten van echtheid indien deze ook geleverd is en moet deze ook worden teruggestuurd.

Voor klanten die gehuurde apparatuur echter niet kunnen traceren, hanteert IBM het ongebruikelijke beleid om klanten toe te staan hardware terug te brengen op een 'like-for-like'-basis. Als een pc niet kan worden getraceerd in plaats van te worden belast voor dat artikel, is het mogelijk dat klanten een pc met dezelfde specificaties kunnen retourneren, zelfs als dit een ander model is.

Tim Clements, hoofd van Global Asset Recovery Services bij IBM (UKISA), zei dat het van belang is dat er een goed communicatiekanaal bestaat tussen een klant en financieringsmaatschappij. "We willen benadrukken dat als er een probleem is met een van de retourzendingen aan het einde van een huurovereenkomst, klanten dit zo snel mogelijk moeten melden aan het financieringsbedrijf."

Zorg er ook voor dat u weet wie verantwoordelijk is voor de betaling van het terugzenden van de lease-items en wie verantwoordelijk is voor de verzekering tijdens het transport.

De voordelen van leasing zijn talrijk en er is nu veel concurrentie op het gebied van technologie-financiering, met een breed scala aan lease-opties. Door rond te shoppen, moet u in staat zijn om de voorwaarden en condities te verkrijgen die geschikt zijn voor uw bedrijf.
Aandachtspunten bij het leasen van apparatuur

  • Zorg ervoor dat u een duidelijke kennisgeving hebt voor het verstrijken van lease-apparatuur 90 tot 120 dagen vóór de vervaldatum.
  • Zorg ervoor dat u duidelijk bent over de kosten en voorwaarden van het vasthouden van apparatuur na het einde van de leasedatum, of u van plan bent om de apparatuur te blijven leasen, of als gevolg van onvoorziene omstandigheden items niet op de vermelde datum kunt retourneren.
  • Zorg ervoor dat er procedures zijn voor het volgen van leaseapparatuur en -middelen binnen uw bedrijf, inclusief randapparatuur.
  • Zorg ervoor dat er procedures zijn voor het opslaan van licenties en handleidingen die moeten worden geretourneerd.
  • Zorg dat u duidelijk weet welke partij verantwoordelijk is voor het verwijderen van gegevens bij het retourneren van items die zijn beïnvloed door wetgeving.
  • Wees duidelijk op welke voorwaarde apparatuur moet worden teruggebracht, en wie "eerlijke slijtage" zal dekken.
  • Wees duidelijk welke partij zal betalen voor de terugkeer van de gehuurde apparatuur.
  • Onderhandel over flexibele verlengingsvoorwaarden die een eerlijke marktwaarde of verminderde verlengingspercentages omvatte.
  • Zorg voor een duidelijk begrip van hoe de reële marktwaarde zal worden berekend, vooral in het geval van het kopen van apparatuur aan het einde van een huurovereenkomst.
  • Zorg voor een goed begrip van de voorwaarden van eventuele upgrades.