Lifehack : Je inbox legen (en leeg houden)

15-06-2017
Michiel Grotenhuis

Wanneer het je lukt om regelmatig je inbox leeg te maken, heb je het allerhoogste niveau van controle over je e-mail bereikt. Als jij je inbox leegt, wordt je verlost van die berg aan onbekende stukjes informatie en voorkom je dat die berg iedere dag maar weer groter wordt. Bovendien wordt je er dan ook niet meer door afgeleid en kan jij je aandacht richten op belangrijker zaken.

Waarom een lege inbox?

Je inbox is een tijdelijk archief voor berichten die je nog niet hebt verwerkt. Een onverwerkt bericht is een bericht waarvan je nog niet besloten hebt wat je ermee gaat doen. Als je eenmaal de gewoonte hebt aangeleerd om binnen een dag na ontvangst te besluiten wat je met een bericht wilt doen, verwijder je de email uit de inbox. Sommigen vinden het prettig om een volle inbox te hebben, zodat ze naar een lange lijst van recente berichten kunnen kijken en zo de boel in de gaten kunnen houden — om te zien waaraan ze moeten werken, waar
hun groep op dit moment mee bezig is, wat de laatste leuke filmpjes op YouTube zijn.

Maar net zoals u een fysieke postmap niet vol laat liggen met documenten, die als enige overeenkomst hebben dat ze allemaal inkomend zijn, laat je ook jou inbox niet vol staan met e-mailberichten. Met een inbox vol met allemaal gelezen berichten schiet je niets op. Je hebt geen enkel zicht op welke berichten het belangrijkst zijn of de mogelijkheid om berichten te lezen in de best mogelijke context. Een uitnodiging
voor een vergadering is bijvoorbeeld veel nuttiger als die in je agenda staat dan in je inbox. Een webadres van een website die je later misschien eens wilt raadplegen, kan zich beter bevinden tussen je bladwijzers dan tussen je e-mailberichten. En zo hoort een document dat bij een bepaald project hoort in de juiste map op je vaste schijf en niet in je e-mailprogramma. Alles moet zijn eigen plek krijgen, en dat is niet de inbox.

En daarnaast heeft een lege inbox ook nog het psychologisch voordeel dat je niet meer tegen een eindeloze lijst van berichten aankijkt zodra je je e-mail controleert. Er ontstaat een heldere scheiding tussen de nieuw ingekomen e-mails en de e-mails die zijn afgehandeld of waar nog wat mee moet gebeuren. Deze hack laat je een eenvoudig systeem van drie mappen zien waarbij je inbox leeg blijft en je verzekert bent dat je elk bericht dat je hebt ontvangen gemakkelijk terug kunt vinden en er ook snel mee aan de gang kunt zonder de inbox te verstoppen

Niveau . . . . . Eenvoudig
Platform . . . Alle
Kosten . . . . . Gratis

De drie-eenheid van mappen opzetten

De drie mappen die u nodig hebt om uw inbox leeg te houden en je berichten op de juiste plek, zijn: Archive, Follow Up, en Hold

Wil je Nederlandse mapnamen dan kunt u kiezen voor respectievelijk Archief, Opvolgen en Aanhouden.

Notitie: Sommige e-mailprogramma’s — zoals Gmail (http://gmail.com) — hebben een ingebouwd archief voor berichten. In dat geval
hoeft u geen map of een apart label Archive te maken. Je gebruikt dan gewoon de in het programma ingebouwde opslag (die je bereikt door te klikken op All Mail.)

200610041%5B1%5D.jpg?1526994346490

De map Archive

De meeste berichten die je krijgt bevatten informatie die je niet meteen nodig hebt, maar op een later moment misschien wel. Dergelijke berichten plaatst je in de map Archive, je bibliotheek van e-mailberichten die je gedurende een langere periode wilt bewaren en waar je op terug wilt kunnen vallen. Dit archief bevat al je berichten met informatie die je later nog eens wilt kunnen terughalen. Dat kunnen volledige e-mailwisselingen over een bepaald onderwerp zijn, maar ook verzoeken die je hebt afgehandeld, memo’s die je hebt gelezen, vragen die je hebt beantwoord en alle e-mails over een bepaald project. Eigenlijk dus alle e-mails die zijn afgehandeld, maar die je op een later moment nog eens wilt kunnen raadplegen.

Al die berichten horen thuis in de map Archive. De map Archive is één enkle map, dus zonder submappen. Dat klinkt misschien eng voor mensen die gewend zijn om hun informatie te ordenen in mappen met onderwerpgebonden namen. Maar je bent geen bibliothecaris en je hebt geen tijd om te beslissen welk bericht in welke map thuishoort. Je archief is geheel doorzoekbaar. Met de juiste zoekopdracht kan je elk bericht dat je er in hebt geplaatst, weer terugvinden.

De map Follow Up

Berichten in de map Follow Up bevatten taken die je nog moet afronden. Dat kan een antwoord zijn waarvoor je iets meer tijd nodig hebt of welke andere handeling dan ook. Elk bericht in deze map correspondeert met een taak op je todolijst. Het kan gaan om een bericht van een oude schoolvriend die je in tijden niet hebt gesproken of om een verzoek van je werkgever om het kwartaalrapport bij te werken. Beide berichten horen thuis in de map Follow Up, omdat je een actie moet ondernemen om deze berichten op te volgen. Het is niet voldoende om het bericht alleen in de map Follow Up te plaatsen, je moet de bijbehorende actie ook opnemen in je todolijst — om ervoor te zorgen dat je het ook echt gaat doen.

De map Hold

De map Hold is een tijdelijke opslag voor belangrijke berichten die je gedurende de komende paar dagen snel moet kunnen benaderen. Als je wacht op iemand anders die contact met je moet opnemen met belangrijke informatie, of als je een e-mailwisseling bijhoudt over een tijdgebonden onderwerp, dan plaatst je die berichten in de map Hold.

Voorbeelden van berichten die in de map Hold thuishoren zijn:

  1. een bevestigingsnummervan een koeriersdienst voor een levering die onderweg is;
  2. een bericht van een collega met de mededeling: “Ik neem a.s. dinsdag weer contact met je op over ‘Het grote project’.”

Neem de map Hold één keer per week door en verwijder berichten die na verloop van tijd niet meer van belang zijn — zoals wanneer de koeriersdienst het pakketje heeft afgeleverd of wanneer je collega weer contact met je heeft opgenomen.

Je e-mail berichten verwerken

Nu je de drie mappen hebt aangemaakt, is het tijd om je inbox te legen. Of je nu tegen een overvolle inbox met berichten die al maanden oud zijn aankijkt of een inbox met slechts een stuk of twintig nieuwe berichten sinds je laatste controle, de methode blijft hetzelfde. Je begint met het oudste bericht, opent het en doet vervolgens het volgende:

  • Verwijder het bericht als je het niet nodig hebt.
  • Beantwoord direct simpele vragen en verzoeken.
  • Archiveer vervolgens het bericht of verwijder het.
  1. Als het een handeling vergt die meer dan een minuut van je tijd kost, verplaats je het bericht naar de map Follow Up en voeg je de taak toe aan je todolijst.
  2. Als je nog verdere informatie moet afwachten of als je het bericht in de komende paar dagen nodig hebt, verplaats je het in de map Hold.
  3. Als het om tijdgebonden informatie gaat (je collega heeft je bijvoorbeeld beloofd dat je vrijdag van hem een document ontvangt), dan voeg je een notitie toe aan je agenda dat je moet controleren of het document ook is binnengekomen. Als het een informatief bericht is dat je later nog wilt kunnen raadplegen, dan plaats je het in de map Archive.

Filter en zeef net zo lang totdat uw inbox helemaal leeg is.

Notitie: Deze mappenstructuur is misschien niet voor iedereen de juiste oplossing, maar het is in ieder geval een goed begin op weg naar
een simpele, strak omlijnde methode om je e-mail te verwerken. Als je deze methode bijschaaft, onthoud dan: hoe minder mappen je hebt,
hoe minder tijd je verspilt aan iedere afzonderlijke map.

Opgeruimd staat netjes

Nadat jij je inbox hebt geleegd, is het leeg houden een kwestie van het hele proces een paar keer per dag doorlopen. Plan dit in op regelmatige tijden — zoals halverwege de ochtend, na de lunch en eind van de middag.

Leer jezelf aan om:

  1. Nooit een ongelezen bericht in je inbox te laten staan.
  2. Beslis wat je met een bericht wilt de eerste keer dat je het opent — zonder uitzondering. Wijk hier ook absoluut niet vanaf. Archiveer binnenkomende informatie op de juiste plek: data in uw agenda, documenten in de juiste map op uw vaste schijf, webadressen bij uw bladwijzers, etc.
  3. Reageer direct op berichten die kunnen worden afgehandeld met een simpel ja of nee.
  4. Open de berichten in je inbox niet vaker dan één keer.
  5. Technoloog Mark Hurst schreef ooit: “Zie het zo: een e-mailbericht heeft ongeveer de houdbaarheid van een maaltijd van de afhaalchinees. U kunt hem het best meteen opeten, binnen een dag is nog oké, maar daarna komt er toch een luchtje aan.”

De eerste keer

Als je aankijkt tegen een inbox met duizenden e-mails, dan kan het legen de eerste keer een hels karwei zijn. Een manier om toch meteen goed van start te gaan, is om al die oude berichten in een aparte map te plaatsen (Merlin Mann, expert op het gebied van e-mailmanagement noemt deze map ‘Email DMZ’, letterlijk Demilitarized Zone, ofwel een veilige plek voor uw e-mails buiten het schootsveld.).

Leer jezelf aan om vanaf dit moment je inbox te legen wanneer jij je e-mail controleert. Vervolgens neem je elke keer nadat je dat gedaan
hebt, een aantal van de oude e-mails in uw speciale map onder handen. Langzaam maar zeker zal de achterstand afnemen en zullen je goede
gewoonten ingesleten raken.

Het addertje

Dat je nu al je berichten netjes hebt ondergebracht in de mappen Follow Up en Hold betekent nog niet dat je al klaar bent en er niets meer te doen valt. De essentie van dit systeem zit hem in het continu opvolgen van de berichten in de map Follow Up(die ook op uw todolijst zouden moeten staan) en in de map Hold, en dat je al deze berichten afhandelt. Om te voorkomen dat u denkt dat u alles op orde heeft, kunt je alle berichten in de mappen Hold en Follow Up direct weer markeren als ongelezen om zo een beter overzicht te krijgen van welke berichten u nog moet afhandelen.

Notitie Met dank aan Merlin Mann, auteur van de reeks Inbox Zero (http://inboxzero.com) en‘van The Inbox Makeover, verschenen in
het tijdschrift MacWorld (te lezen op http://macworld.com/2005/04/features/tipsinbox/index.php), het het nederlandse boek van Gina Trapani(Upgrade your life) publicaties die van grote invloed

waren op de methoden die ik in deze hack heb beschreven.

Opmerkingen

Geen berichten gevonden

Nieuw bericht
USBCLT30CMB
0.3m 1ft Coiled Lightning to USB Cable
1,00 per maand
SATAEXT30CM
1,00 per maand